Wie so viele Branchen kennen auch Vereine und andere ehrenamtliche oder soziale Organisationen seit mehr als einem Jahr keinen Alltag mehr. Doch auch wenn Präsenz nicht bis kaum möglich ist: Vereine können und sollten Präsenz zeigen. Und so die Krise für sich nutzen. Wie? Das erklären wir in diesem Beitrag.
Sang- und klanglos in der Unsichtbarkeit zu verschwinden, ist wohl eine der größten Sorgen von Vereinen. Das jedoch wäre fatal – und ist auch gar nicht nötig. Als Versicherungsmakler sind Sie Berater und Vertrauensperson für Ihre Vereinskunden. Erinnern Sie Ihre Kunden doch im nächsten Gespräch einmal an die Wirkung guter Öffentlichkeitsarbeit und nehmen Sie die Angst vor vielleicht noch unbekannten Wegen! Ganz gleich wie groß oder klein der Verein ist und ganz gleich wie professionell er in Sachen Kommunikation aufgestellt ist: Wer in der Krise sichtbar bleibt, nutzt die Chancen der Krisenkommunikation aktiv.
Vereinsarbeit? Ja, aber anders
Online-Mitgliederversammlung oder Tanzen via Zoom-Meeting: Die Coronakrise wirkt in Sachen Digitalisierung wie ein Raketenantrieb. Das ist auch gut so. Schließlich gibt es Entwicklungen, vor denen sich mittelfristig niemand wegducken kann. Gut, wer sich ins Lernen, ins Ausprobieren wagt. Gerade in der aktuellen Krise können Vereine nur gewinnen, wenn sie die Digitalisierung vorantreiben und im Rahmen ihrer digitalen Öffentlichkeitsarbeit entsprechende Angebote entwickeln. Natürlich macht sich auch digitale Öffentlichkeitsarbeit nicht von selbst. Die Kommunikation anzupassen, Mitglieder und Kontakte informiert zu halten und die Vereinsziele nicht aus dem Blick zu verlieren braucht Zeit und Ideen. Doch was wäre die Alternative?
Frei nach dem Motto: „Tue Gutes und berichte darüber“
Unabhängig von den Tipps zur digitalen Öffentlichkeitsarbeit ist es wichtig aufzulisten, inwiefern die Coronakrise die Vereinstätigkeit überhaupt beeinflusst hat, im negativen wie vielleicht auch positiven Sinne. Daraus ergeben sich viele Ansätze zur Kommunikation. Selbst wenn die Veränderungen gar nicht so enorm waren: Auch darüber darf berichtet werden.
Was hat Corona verändert?
- Aufführungen mussten abgesagt werden und liegen auf Eis
- Proben können nicht mehr – oder in einem anderen Rahmen – stattfinden
- Das Fest zur jährlichen Spendenaktion fällt aus, das Jugendzentrum braucht trotzdem ein neues Klettergerüst
- Der Tätigkeitsschwerpunkt hat sich verschoben: Statt Schulmaterial für Kinder in Brasilien organisiert der Verein nun Hygieneartikel
- Lese- und Diskussionsrunden wurden auf Videokonferenzen umgeswitcht und das klappt prima
- Vereinstreffen finden schon lange digital statt, da einzelne Mitglieder oder der Vorstand an verschiedenen Orten leben
- Die Zeit wurde genutzt, um das Clubhaus zu modernisieren und es ist toll geworden
Solch eine Übersicht können Vereine dann noch um FAQ-Listen ergänzen, die gewährleisten, dass es immer einheitliche Antworten zu gewissen Fragen gibt und dass diese auch proaktiv kommuniziert werden. Zum Beispiel:
- Der Tanzverein kann derzeit keine Kurse anbieten: Wie kann man trotzdem fit bleiben?
- Die Theateraufführung wurde abgesagt: Werden Tickets erstattet?
- Das Fundraising Event fällt aus, wie kann trotzdem gespendet werden?
3 Schritte der digitalen Öffentlichkeitsarbeit
Wer seine Kommunikation und Social-Media-Strategie noch nicht angepasst hat, kann folgende Schritte gehen, um die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins digital voranzutreiben (Quelle: https://erzaehldavon.de/).
Schritt 1: Die Webseite immer up to date halten
Natürlich sollte eine Webseite grundsätzlich aktuell und übersichtlich gestaltet sein. Sie ist schließlich erste Anlaufstelle für Interessenten und Mitglieder. Wesentliche Elemente einer informativen Webseite mit Mehrwert sind:
- Die gesammelten Corona-Informationen von der Checkliste (s. „Tue Gutes und berichte darüber“) auf der Startseite sichtbar integrieren und regelmäßig aktualisieren
- Eine klare, übersichtliche Menüstruktur etablieren (weniger ist mehr)
- W-Fragen sollten über das Menü/Beiträge beantwortet sein: Wer, Was, Warum, Weshalb, Wo, Wie und Wann?
- Zweck und Engagement erklären: Was bietet der Verein? Was sucht er? Was braucht er?
- Beiträge regelmäßig publizieren und so die Seite aktuell halten
- Klaren Kontakthinweis platzieren
- Gute Bilder aus dem Vereinsleben/von Ansprechpartnern veröffentlichen
- Auf aktuelle Datenschutzhinweise/Impressum achten
- Einen Newsletter integrieren
Schritt 2: Eine digitale Veranstaltung organisieren
Die Vereinsziele stehen im Zentrum der Vereinsarbeit. Diese sollten nicht aus dem Blick geraten, auch wenn Veranstaltungen abgesagt wurden. Stattdessen heißt das neue Ziel: Wie können Vereine ihre Ziele mittels digitaler Events erreichen? Dafür ist es wichtig zu klären, welches primäre Ziel das Event haben soll: Mitgliedergewinnung, mit bestehenden Mitgliedern in Kontakt bleiben, über ein Thema informieren, Spenden sammeln oder einfach nur zusammen Spaß haben?
Für viele scheint ein Online Event ein Ding der Unmöglichkeit zu sein. Doch sie sollten ihre eigene Kreativität und die Lust der Menschen nach Abwechslung nicht unterschätzen! Es muss nicht gleich das große Mega-Spektakel sein, auch kleine Aktionen sind ein guter Schritt. So können Kurzworkshops oder ein Infoabend, der üblicherweise analog stattfindet, als Test einfach mal ins Netz verlegt werden. Gerade Mitglieder werden froh sei, wenn es weitergeht und Anlaufschwierigkeiten gutmütig tolerieren. Natürlich hängt der Inhalt des Events dabei von den jeweiligen Zielen und Tätigkeiten ab, hier einige Ideen:
- Tätigkeit: Vorträge/ Infoabende/Diskussionsrunden
Idee: Ein Webinar. Zum Beispiel kann die Organisation für starke Gelenke einen Arzt einladen, der einen Vortrag zu gesunder Ernährung bei Arthrose hält, anschließend könnte es eine Fragerunde geben.
- Tätigkeit: Kulturverein für die deutsch-französische Freundschaft
Idee: Live Streams oder Online Workshops: Der Verein kocht ein französisches Menü „live“ und zum mitmachen. Im Vorfeld zur Anmeldung können das Rezept und die Zutatenliste angefragt werden. Die Teilnehmer schalten sich per Facebook Live Stream oder einen eigenen Kanal zu und kochen live mit.
- Tätigkeit: Musikverein für Kinder
Idee: Ein Livestream mit wechselnden Wohnzimmerkonzerten macht sicher auch potenziellen Mitgliedern Spaß.
Weitere Möglichkeiten für ein digital ausgetragenes Event können Fachtage und Online-Konferenzen sein oder kreative Formate wie gemeinsames Malen, Zoom-Speed-Dating, virtuelles Bewerbungstraining, eine Online-Auktion im Rahmen eines Fund Raisings etc.
Schritt 3: Die Kommunikationsstrategie auf sozialen Netzwerken anpassen
Auch was Social-Media-Kanäle betrifft gilt: „Weiter wie immer“ ist ebenso unpassend wie „totale Abstinenz“. Vereine sollten durchaus kommunizieren, dass Vereinsaktivitäten weitergehen, aber den Social-Media-Plan inhaltlich kritisch auf Angemessenheit überprüfen und die Posts entsprechend der Situation anpassen. Dazu zählen natürlich Corona-Updates, Einblicke wie es dem Verein geht, was sich konkret ändert, was geplant ist, was hinter den Kulissen passiert oder was an Terminen ansteht. Ganz wichtig sind natürlich Ankündigungen und Einladungen zu geplanten digitalen Events, aber auch Nachberichterstattungen können interessant sein. Den User mitnehmen ist die Devise, das kann auch mal ins Home Office sein. Übrigens: Auch alte Postings und Beiträge können durchforstet werden. Vielleicht bieten sie Potenzial, neu aufgelegt zu werden?
Newsletter sind ebenfalls eine gute Gelegenheit, aus dem Nähkästchen zu plaudern, Ankündigungen zu verbreiten, einen Blick hinter die Kulissen zu erlauben oder einfach nur ein paar nette Tipps oder motivierende Beiträge zu verbreiten. Auch eine kleine Umfrage könnte aktivieren.
Digital geht’s weiter
Wie eingangs erwähnt, ist es für Vereine unabdingbar, sichtbar zu bleiben. Das geht dieser Tage notgedrungen nur digital. Gleichzeitig nimmt die Digitalisierung rasant zu und auch Vereine sind gefragt sich Gedanken zu machen, wie es in dieser Hinsicht weitergeht, wenn es dann wieder weitergeht. Anders gesagt: Wer sich heute fit macht und in die Umsetzung geht, profitiert auch morgen. Eventuell entpuppen sich einzelne Ideen sogar als derart erfolgreich, dass sie fester Bestandteil des Vereinsangebotes bleiben.
Zum Thema Digitalisierung haben wir noch ein paar Linktipps zusammengetragen, mit denen nicht nur Vereine selbst, sondern auch beratende Makler ihr Know-how erweitern können.
- Podcast-Tipp: Wie können Vereine mit der Krise konstruktiv umgehen und verhindern, dass sie aufgrund ausbleibender Aktivitäten und abgesagter Veranstaltungen in der Versenkung verschwinden? Was jetzt in der internen und externen Kommunikation wichtig ist und wie Vereine auch mit begrenzten Ressourcen schnell und durchdacht auf Krisen reagieren können, erklärt die PR-Beraterin Esther Ecke in diesem Podcast.
- Moderne Vereinsorganisation: Digitalisierung im Verein ist das, was du daraus machst.
- Online-Summit zu Digitalisierungsmöglichgkeiten für Selbstständige: Don’t cancel go digital.
